Cet article a pour but d’expliquer ce que signifie la réalisation d’un logiciel de gestion sur mesure correspondant à ses besoins de manière précise et exhaustive, qu’il s’agisse d’un ERP, d’un outil de suivi comptable, ou tout simplement un outil d’automatisation et de suivi numérique visant à remplacer le traitement papier d’un segment de l’entreprise.

Origine & Problématique

Le plus souvent, l’utilisateur élabore pour ses besoins un fichier Excel afin d’informatiser son Système d’Information. Mais celui-ci grossit avec le temps. Il y a de plus en plus de formules et de cases. Et les limitations apparaissent : le fichier n’est pas accessible à distance, et il n’est pas possible de travailler à plusieurs dessus en même temps.

De plus, les classeurs et les cartons remplis de papier s’accumulent, sans qu’il soit possible d’accéder facilement aux informations passées, d’en faire des recoupements, et des calculs statistiques selon tel ou tel critère : il n’existe pas de moteur de recherche automatisé travaillant sur les classeurs de feuilles de papiers. De plus, certains documents deviennent totalement illisibles avec le temps, et les informations qu’ils contiennent sont donc définitivement perdues. Enfin, en pleine époque de transition écologique, il devient de plus en plus discutable de sacrifier des arbres pour stocker de l’information périssable.

C’est donc à ce moment-là que le besoin de conception d’un Intranet (Outil local accessible à distance en technologie Web), lointain héritier des développements Client/Serveurs d’antan, se fait sentir. Il est donc temps de faire appel à un architecte qui va venir analyser la société, le mode de travail de celle-ci, et voir comment il sera possible d’automatiser la productivité tout en rendant disponible statistiques, état comptables, et écrans de synthèses.

Solution & Conception

La première étape consistera généralement en la modélisation de la structure d’information concernée. Notre méthode, utilisée par grand nombre de structures de l’éducation nationale de plusieurs pays de la francophonie, est disponible ici : https://www.vediovis.fr/fr/publications.html (=> articles Histoire des Bases de Données, Base de Données Relationnelles, puis Merise 1 à 8).

Concrètement, l’analyste établira le modèle conceptuel de base de donnée (MCD) correspondant aux besoins d’informatisation. Puis, il établira les écrans d’entrée sortie des informations correspondantes, ainsi que les storyboard d’utilisations. Enfin, le choix des technologies sera effectué en fonction de plusieurs critères pouvant aller de la connaissance technique des ressources locales, des développements existants, du budget, et des compétences des équipes en charge de la réalisation.

Le logiciel entraîne généralement de grands bouleversements dans la vie de l’entreprise. Il s’agira également de gérer la transition et la résistance au changement, et donc également d’accompagner les utilisateurs dans l’évolution de leur outil de travail.

Accompagnement & Finalisation

Les résistances proviennent généralement en premier lieu des administratifs, en première ligne dans le bouleversement du mode de travail, et qui ont parfois peur de se faire remplacer par l’informatique. Le souci peut ensuite également venir des chefs de services ou manager locaux qui voient une partie de leurs cœurs de métier leur échapper et qui peuvent eux aussi avoir peur de perdre leur position et la maîtrise de leur environnement. L’architecte / chef de projet devra donc à la fois ménager les susceptibilités lors de la mise en place progressive des nouveaux modes de fonctionnements, mais également informer la direction de la situation étape par étape et indiquer si d’éventuels points de blocages nécessitent d’être résolus pour le bien commun et la finalisation du projet.

C’est ainsi qu’au bout de quelque temps, après déploiements intermédiaires, phases de tests, formations des utilisateurs, améliorations multiples, etc, l’entreprise s’est totalement transformée, ce qui se manifeste la plupart du temps par un bon de productivité, une meilleure compréhension des paramètres la concernant, et une interaction améliorée avec son environnement ainsi qu’avec les outils numériques d’une manière générale.

Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche, soit en vous formant aux processus concernés, soit en venant les réaliser pour vous.

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